Identyfikacja procesów w biurze rachunkowym

Praca standaryzowana w biurze rachunkowym to najlepsza znana metoda wykonywania procesów księgowych w sposób skuteczny i efektywny. Praca standaryzowana określa właściwą kolejność działań, czas potrzebny na ich wykonanie oraz inne parametry, które zapewniają jednolitą realizację usług i powtarzalną jakość wyników. Praca standaryzowana służy jako uzupełnienie szkolenia, ale go nie zastępuje. Dokumentacja powinna być prosta, czytelna i dostępna w miejscu wykonywania zadań księgowych, aby pracownicy mieli stały dostęp do wytycznych i mogli z nich korzystać podczas wykonywania swoich obowiązków.

Praca standaryzowana definiuje pożądaną sekwencję czynności, czas niezbędny do wykonania danej czynności oraz inne parametry gwarantujące spójne wykonanie zadania.

Nazywam się Adam Bartusiak - jestem absolwentem Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach na kierunku Finanse i Rachunkowość i Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu na kierunku Lean Management. Od ponad 10 lat jestem odpowiedzialny za realizację procesów księgowych w NEX Biuro Rachunkowe Katowice. Moim celem jest tworzenie biura rachunkowego jako kuloodpornego biznesu - odpornego na zmiany legislacyjne i zmiany w kadrze biura. Wprowadzam kulturę Lean management do codziennej pracy biura. Jak długo może Cię nie być w biurze?

Standardowe procedury operacyjne vs. praca standaryzowana w biurze rachunkowym

Istnieje spora różnica między pracą standaryzowaną a standardowymi procedurami operacyjnymi w biurze rachunkowym. Standardowe procedury operacyjne to szczegółowe instrukcje krok po kroku, które są pomocne dla nowych pracowników lub tych, którzy zmieniają stanowisko. Są one niezwykle przydatne podczas nauki, ale nie mogą zastąpić pracy standaryzowanej.

Instrukcja pracy standaryzowanej wyjaśnia, co robić oraz do pewnego stopnia, jak to robić, ale nie na takim poziomie szczegółowości jak procedura operacyjna. Instrukcje pracy standaryzowanej mają być stosowane przez osobę, która już przeszła szkolenie, a ich celem jest utrzymanie spójności wykonania. Standardowe procedury operacyjne są używane głównie do celów szkoleniowych, aby nowi pracownicy mogli dokładnie zrozumieć, jak wykonać każdą czynność krok po kroku. Są one szczegółowe i mogą obejmować każdą możliwą sytuację, jaka może wystąpić podczas wykonywania zadania. Natomiast praca standaryzowana zakłada, że pracownik posiada już podstawową wiedzę i umiejętności, a dokumentacja służy jako przypomnienie i utrzymanie spójności wykonywanych działań.

Ankieta bilansowa - procedury w biurze rachunkowym 

Tworzenie pracy standaryzowanej w biurze rachunkowym

Identyfikacja procesów w biurze rachunkowym - definiowanie pracy standaryzowanej w biurze rachunkowym wymaga opisania konkretnego zadania, które ma zostać wykonane, pogrupowania i opisu poszczególnych kroków oraz uporządkowania tych grup w efektywną i wydajną sekwencję. Kluczowe punkty dotyczące jakości, efektywności i bezpieczeństwa powinny być zawarte w opisie pracy, aby zapewnić poprawne wykonanie zadań księgowych.

Kluczowe szczegóły, czyli tzw. wiedza plemienna, są często nieudokumentowane, a gdy pracownik zmienia zakres swoich obowiązków, ta wiedza często przepada. Opisując sposób realizacji procesu księgowego, należy zdecydować się na odpowiedni poziom szczegółowości. Praca standaryzowana nie jest narzędziem szkoleniowym, a jedynie punktem odniesienia dla kogoś, kto już przeszedł szkolenie. Pracownik, który wykonywał zadanie wcześniej, może szybko przypomnieć sobie zasady, aby poprawnie wykonać czynność.

Tworzenie pracy standaryzowanej zaczyna się od dokładnego zrozumienia i zdefiniowania zadania księgowego. Wymaga to współpracy z doświadczonymi pracownikami, którzy znają procesy księgowe i mogą podzielić się swoją wiedzą. Następnie, kroki te są grupowane i porządkowane w sposób, który maksymalizuje efektywność i minimalizuje ryzyko błędów. Dokumentacja powinna być na tyle szczegółowa, aby pracownik mógł jej używać jako narzędzia odniesienia, ale nie tak szczegółowa, aby stała się obciążeniem.

Cele pracy standaryzowanej w biurze rachunkowym

Jednym z głównych celów pracy standaryzowanej w biurze rachunkowym jest umożliwienie identyfikacji zdarzeń niestandardowych, co pozwala na wprowadzenie działań naprawczych. Bez ustalonych standardów nie można określić, czy dane zdarzenie jest niestandardowe. Przykłady takich zdarzeń to niewykonanie czynności, wykonanie ich w niewłaściwym czasie, zbyt długie wykonanie lub wykonanie w sposób wpływający negatywnie na dalszy proces.

Szybka identyfikacja takich zdarzeń jest niezwykle ważna, ponieważ pozwala na przywrócenie procesu do pożądanych warunków standardowych. W sytuacji idealnej pracownik powinien być w stanie sam zidentyfikować zdarzenie, samodzielnie skorygować proces i utrzymać standard pracy przez dłuższy czas. Nawet jeśli daleko nam do tego ideału, możemy obserwować, czy inni przestrzegają ustalonych standardów pracy.

Jednym z najważniejszych celów pracy standaryzowanej jest osiągnięcie wysokiej jakości w każdym wykonanym zadaniu księgowym. Dzięki jasno określonym standardom, pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki w sposób, który minimalizuje błędy i maksymalizuje efektywność. Oznacza to, że procesy są nie tylko bardziej spójne, ale także bardziej niezawodne. Kolejnym celem pracy standaryzowanej jest stworzenie podstawy dla ciągłego doskonalenia. Kiedy wszyscy pracownicy wykonują swoje zadania zgodnie z tymi samymi standardami, łatwiej jest zauważyć, kiedy coś idzie nie tak. Umożliwia to szybkie wdrożenie działań naprawczych oraz identyfikację obszarów, które mogą wymagać dalszych ulepszeń.

Rola liderów w pracy standaryzowanej w biurze rachunkowym

W biurach rachunkowych, liderzy działów księgowości odgrywają kluczową rolę w utrzymaniu standardów pracy. Ich zadaniem jest nie tylko nadzorowanie przestrzegania ustalonych procedur, ale także wspieranie pracowników w ich codziennych obowiązkach. Regularne audyty i obserwacje procesów pozwalają liderom na bieżąco monitorować zgodność z wytycznymi i szybko reagować na wszelkie odchylenia. Dzięki temu możliwe jest utrzymanie wysokiej jakości i efektywności pracy.

Nieprzestrzeganie standardowych praktyk daje szansę na udoskonalenie procesu, ale takie przypadki powinny być wyjątkami. Gdy pozwala się na to, aby każdy pracownik wykonywał swoje zadanie w inny sposób, wszystko może wymknąć się spod kontroli. Zmienność w pracy biurowej lub usługowej często wynika z braku standardów pracy. Brak tych standardów utrudnia liderom ustalenie, jak korygować i nagradzać działania pracowników. Zdefiniowanie pracy standaryzowanej i sposobu, w jaki pracownicy mają wykonywać swoje zadania, może zredukować poziom zmienności w biurze rachunkowym.

Dlaczego pracownicy odchodzą od pracy standaryzowanej w biurze rachunkowym?

Pracownicy mogą odchodzić od standardów, gdy szukają sposobów na ułatwienie sobie pracy. Zmiany te, choć mogą wydawać się korzystne, mogą prowadzić do problemów jakościowych w dalszych etapach procesu. Zrozumienie, dlaczego dany standard istnieje, pomaga pracownikom przestrzegać ustalonych metod pracy. Przykładem może być pracownik, który zauważa możliwość skrócenia czasu wykonania zadania. Choć może to wydawać się efektywne, może prowadzić do problemów jakościowych w kolejnych etapach procesu.

Przykład:

Lista kontrolna dokumentów do przejęcia ksiąg rachunkowych zawiera wykaz niezbędnych dokumentów związanych z działem kadry i płac oraz dokumentów administracyjnych firmy - łącznie 32 grupy danych do przekazania

Praca standaryzowana pozwala uniknąć takich sytuacji, odpowiadając na pytanie "dlaczego". Zrozumienie sensu danego zadania, logiki sekwencji czynności i metod ich wykonania pomaga pracownikom lepiej przestrzegać standardów pracy. Kluczowym elementem pracy standaryzowanej jest zrozumienie przyczyn istnienia standardów, co ułatwia pracownikom ich przestrzeganie.

Pracownicy często odchodzą od ustalonych standardów z różnych powodów. Mogą to być chęć ułatwienia sobie pracy, przekonanie o znalezieniu lepszego sposobu na wykonanie zadania lub po prostu zapomnienie o określonych procedurach. Jednak te odchylenia od standardów mogą prowadzić do nieprzewidzianych problemów, które mogą mieć negatywny wpływ na cały proces.

Zrozumienie, dlaczego dany standard jest ważny, pomaga pracownikom dostrzec jego wartość i przestrzegać go. Dlatego kluczowe jest, aby pracownicy byli dobrze poinformowani o przyczynach istnienia standardów i konsekwencjach ich nieprzestrzegania. Szkolenia i regularne przypomnienia mogą pomóc w utrzymaniu wysokiego poziomu zgodności z ustalonymi procedurami.

Identyfikacja procesów w biurze rachunkowym - podsumowanie

Praca standaryzowana jest fundamentem skutecznego zarządzania w biurze rachunkowym. Definiowanie standardów i ich przestrzeganie może być wyzwaniem, zwłaszcza w dynamicznym środowisku księgowym. Praca standaryzowana zapewnia jednolitą realizację procesów księgowych, powtarzalną jakość wyników oraz możliwość identyfikacji i naprawy zdarzeń niestandardowych. Kluczowe jest znalezienie równowagi między ogólnymi opisami a szczegółowymi instrukcjami oraz zrozumienie sensu istnienia standardów przez pracowników. Dzięki temu możliwe jest skuteczne zarządzanie procesami księgowymi i redukcja zmienności w pracy biurowej.

Praca standaryzowana to nie tylko narzędzie ułatwiające codzienne obowiązki, ale również element umożliwiający ciągłe doskonalenie procesów. Regularne obserwacje i audyty przeprowadzane przez liderów mają na celu nie tylko kontrolę, ale przede wszystkim identyfikację obszarów do poprawy.

Pracownicy, którzy rozumieją, dlaczego określone standardy istnieją, są bardziej skłonni do ich przestrzegania i świadomego uczestnictwa w procesie doskonalenia. Praca standaryzowana jest więc kluczowym elementem w dążeniu do doskonałości operacyjnej w każdej organizacji rachunkowej.

Korzyści z wdrożenia pracy standaryzowanej w biurze rachunkowym

Wdrożenie pracy standaryzowanej przynosi wiele korzyści, zarówno dla pracowników, jak i dla całej organizacji rachunkowej. Przede wszystkim, pomaga w utrzymaniu wysokiej jakości pracy i usług. Kiedy wszyscy pracownicy wykonują swoje zadania zgodnie z ustalonymi standardami, łatwiej jest osiągnąć spójne i przewidywalne wyniki.

Praca standaryzowana jest także narzędziem wspierającym ciągłe doskonalenie. Dzięki niej łatwiej jest zauważyć, kiedy coś idzie nie tak i wprowadzić odpowiednie działania naprawcze. Umożliwia to szybkie reagowanie na problemy i minimalizację ich wpływu na cały proces księgowy.

Przykłady zastosowania pracy standaryzowanej w biurze rachunkowym

Praca standaryzowana może być stosowana w różnych obszarach działalności biura rachunkowego. Na przykład, standaryzacja procedur związanych z rozliczeniami podatkowymi może zapewnić, że wszystkie dokumenty są przechowywane i opisywane zgodnie z tymi samymi wytycznymi, co minimalizuje ryzyko błędów np.: w przypadku zastępstwa i nieobecności. W biurach rachunkowych, praca standaryzowana może pomóc w utrzymaniu spójności działań administracyjnych i poprawie jakości obsługi klienta. .

Wyzwania związane z wdrożeniem pracy standaryzowanej w biurze rachunkowym

Wdrożenie pracy standaryzowanej nie jest wolne od wyzwań. Jednym z głównych wyzwań jest opór pracowników wobec zmian. Pracownicy mogą obawiać się, że standaryzacja ograniczy ich swobodę i kreatywność. Kolejnym wyzwaniem jest utrzymanie zgodności z ustalonymi standardami. Nawet po ich wdrożeniu, ważne jest, aby regularnie monitorować przestrzeganie standardów i wprowadzać niezbędne korekty. Regularne szkolenia i przypomnienia mogą pomóc w utrzymaniu wysokiego poziomu zgodności z ustalonymi procedurami.

Przyszłość pracy standaryzowanej w biurze rachunkowym

W miarę jak biura rachunkowe dążą do coraz większej efektywności i jakości, rola pracy standaryzowanej będzie nadal rosła. Technologie takie jak automatyzacja i sztuczna inteligencja mogą wspierać procesy standaryzacji, umożliwiając jeszcze większą precyzję i spójność działań.

Podsumowując, praca standaryzowana jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania procesami w biurze rachunkowym. Dzięki niej możliwe jest osiągnięcie wysokiej jakości, efektywności i spójności działań, co przekłada się na lepsze wyniki i większą satysfakcję klientów. Wdrażanie i utrzymanie standardów pracy może być wyzwaniem, ale korzyści płynące z ich stosowania są ogromne. Praca standaryzowana to nie tylko narzędzie wspierające codzienne obowiązki, ale także kluczowy element umożliwiający ciągłe doskonalenie i osiąganie doskonałości operacyjnej.