Biura rachunkowe świadcząc usługi outsourcingu księgowości, pełnią istotną rolę w księgowości ich klientów. W związku z tym, ich odpowiedzialność prawna i zawodowa jest szczególnie istotna. Poniższy wpis analizuje przypadek konkretnego biura rachunkowego, które znalazło się w sytuacji konfliktowej z ZUS, oraz rzuca światło na zakres odpowiedzialności biur rachunkowych wobec swoich klientów i organów skarbowych.
Klient nie płaci - rozwiązanie umowy w trakcie
Przedmiotem analizy jest sytuacja, w której biuro rachunkowe otrzymało pełnomocnictwo ZUS-PEL od swojego klienta. W związku z brakiem kontaktu z klientem oraz nieuregulowaniem płatności za usługi księgowe, biuro zdecydowało się na rozwiązanie umowy z dniem 31 sierpnia 2022 roku. Na kilka dni przed rozwiązaniem umowy biuro otrzymało pismo z ZUS dotyczące konieczności złożenia dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej kilku pracowników, wynikającej z kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Mimo rozwiązania umowy, ZUS domagał się od biura złożenia wymaganych dokumentów, co wzbudziło wątpliwości co do odpowiedzialności biura w tej sytuacji. Biuro próbowało uzyskać informację od Klienta, natomiast finalnie nie udało się skontaktować z klientem.
Podstawy prawne
Ustawa z 29 września 1994 roku o rachunkowości, art. 4 ust. 5:
"Kierownik jednostki odpowiada za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, także wówczas gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innej osobie na podstawie umowy. Kierownikiem jednostki, w zależności od formy prawnej, w której przedsiębiorca prowadzi działalność, mogą być: wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd, komplementariusze prowadzący sprawy spółki, likwidator czy syndyk. W przypadku gdy działalność jest prowadzona w formie indywidualnej działalności gospodarczej, odpowiedzialność ponosi osoba fizyczna, która ją prowadzi."
Kodeks Cywilny, art. 471:
"Dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi."
Ordynacja Podatkowa, art. 26:
"Podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki. Podatnik odpowiada za wynikające z działalności gospodarczej zobowiązania podatkowe całym swoim majątkiem. Odpowiedzialność podatnika obejmuje również zobowiązania powstałe w wyniku złożenia deklaracji lub innego dokumentu podatkowego, który nie zawiera prawdziwych danych."
Kodeks Karny Skarbowy, art. 9 § 3:
"Za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada, jak sprawca, także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej."
Kodeks Karny, art. 296:
"Za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada jak sprawca także ten, kto na podstawie umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną."
Umowa o świadczenie usług księgowych
Kluczowym elementem w relacjach między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym jest umowa o świadczenie usług, która powinna jasno określać obowiązki obu stron. W analizowanym przypadku umowa zawierała postanowienia dotyczące odpowiedzialności biura rachunkowego za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy, ograniczając ją do pięciokrotności podstawowego miesięcznego wynagrodzenia ryczałtowego. Natomiast, czy biuro było w obowiązku wykonać zalecenia ZUS na podstawie otrzymanego listu, mimo upływającego terminu wypowiedzenia umowy?
Kodeks Cywilny, art. 354 § 1:
"Dłużnik powinien wykonać zobowiązanie zgodnie z jego treścią i w sposób odpowiadający jego celowi społeczno-gospodarczemu, zasadom współżycia społecznego oraz ustalonym zwyczajom."
Kodeks Cywilny, art. 355 § 1:
"Dłużnik jest zobowiązany do staranności ogólnie wymaganej w stosunkach danego rodzaju (należyta staranność)."
Odpowiedzialność Biura Rachunkowego
Biuro rachunkowe nie odpowiada przed organami skarbowymi za zobowiązania podatkowe klientów. Wszelkie zaległości podatkowe wynikające z nierzetelnego sporządzenia rozliczeń są dochodzone bezpośrednio od przedsiębiorcy.
Ordynacja Podatkowa, art. 26:
"Podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki. Podatnik odpowiada za wynikające z działalności gospodarczej zobowiązania podatkowe całym swoim majątkiem. Odpowiedzialność podatnika obejmuje również zobowiązania powstałe w wyniku złożenia deklaracji lub innego dokumentu podatkowego, który nie zawiera prawdziwych danych."
Potwierdza to wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 4 września 2012 roku (III AUa 409/12), który uznał, że płatnik składek jest odpowiedzialny za ich prawidłowe obliczenie i terminowe opłacenie, niezależnie od korzystania z usług biura rachunkowego.
Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 4 września 2012 roku (III AUa 409/12):
"To płatnik jest zobowiązany do wyliczenia składki, zatem okoliczność korzystania przez płatnika z usług profesjonalnego biura rachunkowego, czy programu do wyliczenia wysokości składek nie zwalnia go z obowiązku opłacenia składek w terminie i w prawidłowej wysokości. Błąd biura rachunkowego, czy też ewentualny błąd programu komputerowego w takim wypadku obciąża stronę zobowiązaną do obliczenia i opłacenia składek."
Konsekwencje wobec ZUS
W analizowanym przypadku biuro rachunkowe nie ponosi odpowiedzialności względem ZUS za zaniechanie złożenia dokumentów rozliczeniowych i zgłoszeniowych. Odpowiedzialność ta spoczywa na przedsiębiorcy, który jest płatnikiem składek. Biuro powinno jednak podjąć wszelkie możliwe kroki, aby skontaktować się z klientem i wyjaśnić sytuację. Jeśli biuro wykaże, że dołożyło wszelkich starań w tym zakresie, może uniknąć odpowiedzialności odszkodowawczej.
Kodeks Karny Skarbowy, art. 9 § 3:
"Za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada, jak sprawca, także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej."
Kodeks Karny, art. 296:
"Za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada jak sprawca także ten, kto na podstawie umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną."
Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 4 września 2012 roku (III AUa 409/12)
"To płatnik jest zobowiązany do wyliczenia składki, zatem okoliczność korzystania przez płatnika z usług profesjonalnego biura rachunkowego, czy programu do wyliczenia wysokości składek nie zwalnia go z obowiązku opłacenia składek w terminie i w prawidłowej wysokości. Błąd biura rachunkowego, czy też ewentualny błąd programu komputerowego w takim wypadku obciąża stronę zobowiązaną do obliczenia i opłacenia składek."
Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 16 października 2003 r. (sygn. akt SA/Bd 1730/03):
"Podatnik jest odpowiedzialny za właściwe dokumentowanie pod względem podatkowym swojej działalności i do niego należy właściwy dobór biura rachunkowego."
Wyrok Sądu Rejonowego dla Warszawy Pragi – Południe z 18 listopada 2015 r. (VI U 337/15):
"(...) odwołująca zobowiązana była do przedstawienia odpowiedniej dokumentacji Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych. Zobowiązanie reprezentującego ją biura rachunkowego dotyczy wyłącznie stosunku prawnego między odwołującą a tym biurem rachunkowym i nie odnosi skutku w relacji między ubezpieczoną a Zakładem Ubezpieczeń Społecznych."
Klient nie płaci a tu ZUS? - podsumowanie
Biura rachunkowe odgrywają istotną rolę w wspieraniu przedsiębiorców, jednak ich odpowiedzialność prawna jest ściśle ograniczona do zakresu umowy o świadczenie usług. W przypadku konfliktów z organami takimi jak ZUS, kluczowe jest przestrzeganie umowy i podejmowanie wszelkich starań w celu wywiązania się z obowiązków i zachowania należytej staranności. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe i składkowe zawsze spoczywa na nich, a nie na biurze rachunkowym. W świetle stanu faktycznego, biuro rachunkowe może skierować pismo do ZUS, szczegółowo opisując brak kontaktu z klientem i wykazując swoje działania w celu wywiązania się z obowiązków. Taka transparentność może pomóc uniknąć ewentualnych konsekwencji prawnych.
Przykład
Temat: Zawiadomienie o braku kontaktu z klientem
Szanowni Państwo,
W imieniu Biura Rachunkowego -Nazwa Biura Rachunkowego-, niniejszym informuję, że nie jesteśmy w stanie złożyć wymaganych dokumentów rozliczeniowych i zgłoszeniowych dotyczących naszego klienta, -Nazwa Klienta-, z powodu braku kontaktu z Klientem.
W nawiązaniu do pisma z dnia [data pisma], informujemy, że umowa o świadczenie usług księgowych została rozwiązana z dniem 31 sierpnia 2022 roku. Próbowaliśmy skontaktować się z klientem wielokrotnie, jednak bezskutecznie.
Zwracamy się z uprzejmą prośbą o skierowanie wszelkiej korespondencji dotyczącej tej sprawy bezpośrednio do -Nazwa Klienta-.
Z poważaniem,
Commenti