Wprowadzenie standaryzacji w biurze rachunkowym często budzi wątpliwości wśród pracowników, słychać pytania: „Po co mamy interesować się tym, jak coś jest wykonane, jeśli koniec końców jest to wykonane?”. Standaryzacja polega na opracowaniu praktyk, które są konsekwentnie przestrzegane przez pracowników, realizujących określone czynności związane z procesem. Ma to ogromne znaczenie, a poniżej wyjaśnię dlaczego.
Jakie są korzyści standaryzacji?
W większości biur rachunkowych istnieje pewna stabilizacja wynikająca z przyzwyczajeń, którą można udoskonalić poprzez standaryzację. Jest to dobry punkt wyjścia, do wprowadzania zasad ciągłego rozwoju. Jednym z podstawowych celów standaryzacji jest uproszczenie pracy i stworzenie procesu jak najbardziej powtarzalnego. Dzięki temu firma staje się bardziej stabilna, a jakość dostarczana klientowi przez różne osoby jest jednolita (jednolicie wysoka), niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników.
Przykład szczupłego zarządzania
Zidentyfikowany proces pobierania załączników ze skrzynki e-mail absorbuje średnio 15 minut u jednego klienta biura rachunkowego. Po standaryzacji czas ten został zredukowany do 3 minut – klient sam dodaje dokumenty bezpośrednio do CRM połączonego z systemem księgowym. W średniej wielkości biurze obsługującym 150 klientów, oszczędność czasu wynosi 1800 minut miesięcznie, co przekłada się na 30 godzin. Przy minimalnej stawce godzinowej (2023 rok), oszczędność miesięczna wynosi 843 zł, a roczna – 10 116 zł.
Idealnym przykładem standaryzacji usługi, może być zastosowanie ankiety bilansowej:
Redukcja zmienności procesu
Układając i możliwie skracając proces, osiągamy mniejszą zmienność. Pracownicy są bardziej skłonni stosować się do zasad, gdy zrozumieją, że ustalony przebieg procesu jest najprostszą i najbardziej efektywną metodą wykonywania konkretnej czynności. W biurach rachunkowych, oprócz standardowych procesów, pojawiają się zdarzenia niestandardowe. Identyfikacja procesów niestandardowych i zarządzanie nimi jest możliwe tylko wtedy, gdy mamy jasno zdefiniowane standardy - musimy wiedzieć co jest procesem standardowym aby dostrzec zmienność.
Wyobraź sobie, że zespół księgowych składa się z kilku pracowników, z których każdy wykonuje swoje zadania w inny sposób:
Księgowa Ania nie skanuje dokumentów, tylko wprowadza je ręcznie, przeglądając papierowe wersje dokumentów a następnie sprawdza papierowe rejestry,
Księgowy Tomek skanuje dokumenty, drukuje rejestry i układa papierowe dokumenty w segregatorze, a następnie sprawdza papierowe rejestry,
Księgowy Piotr skanuje dokumenty i sprawdza rejestry elektronicznie porównując z papierowymi dokumentami,
Księgowa Iza ustaliła z klientem, że to on dostarcza skany dokumentów, które następnie sprawdza elektronicznie.
Jeśli każdy członek zespołu wykonuje te same czynności w inny sposób, trudno jest ocenić stabilność i wydajność procesu. Standaryzacja umożliwia określenie najlepszego sposobu działania i zapewnia spójność. Gdy pracownicy zrozumieją korzyść wynikającą z ułożenia procesu na nowo, to będą bardziej skłonni do zmian.
Wizualizacja Procesu
Komunikacja wizualna odgrywa kluczową rolę w standaryzacji. Najczęściej spotykanym w biurach rachunkowych narzędziem jest „tabelka”, w której księgowi odhaczają najbardziej powtarzalne procesy np.: wysyłka JPK, wysłanie wyników, dostarczenie dokumentów. Wizualizacja ułatwia zarządzanie i identyfikację problemów, co jest niezbędne do ciągłego doskonalenia. Jednak wizualizacja procesu nie musi ograniczać się tylko do tabelki.
Okiem managera, łatwiej zarządzać miejscem pracy, w którym wprowadzono wizualizację. |
Przykład
W jednym z biur rachunkowych postanowiono wykorzystać tablice kanban, aby lepiej zarządzać procesami księgowymi. Na początku w celu wdrożeniowym wybrano wersję klasyczną (namacalną), którą następnie wprowadzono narzędziem on-line. Tablica kanban została umieszczona w centralnym miejscu biura, gdzie każdy pracownik miał do niej łatwy dostęp.
Procesy zostały podzielone na kategorie: "Do zrobienia", "W trakcie" i "Zrobione". Każdy z pracowników miał swoje kolorowe karteczki, które przedstawiały zadania do wykonania. Gdy pracownik rozpoczynał pracę nad zadaniem, przenosił karteczkę do sekcji "W trakcie", a po zakończeniu do "Zrobione".
Dzięki temu rozwiązaniu każdy mógł na bieżąco śledzić postęp prac, a manager mógł łatwo zidentyfikować ewentualne problemy lub opóźnienia. Na przykład, jeśli w sekcji "W trakcie" zaczynało gromadzić się zbyt wiele karteczek, oznaczało to, że pracownicy mają za dużo zadań jednocześnie i konieczne było przearanżowanie priorytetów lub wsparcie dodatkowych rąk do pracy.
Korzyści z komunikacji wizualnej
Wizualizacja procesów przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim zwiększa transparentność działań, co z kolei ułatwia identyfikację problemów i szybsze reagowanie na nie szczególnie w mapowaniu usług. Pracownicy mają jasny obraz swoich obowiązków i mogą lepiej planować swoją pracę. Managerowie z kolei mają narzędzie do monitorowania efektywności zespołu i mogą szybko podejmować decyzje dotyczące alokacji zasobów.
Układanie procesu zacznij od tego, aby było „widać”. |
Lean w Biurze Rachunkowym
Wprowadzając Lean w biurze rachunkowym, zobaczysz wysoki poziom doskonalenia. Sukces zależy jednak od utrzymania ciągłego rozwoju procesów i uczynienia ciągłego doskonalenia częścią kultury organizacyjnej. Efektywni liderzy, którzy zapewnią środowisko uczenia się, są kluczowi w tym procesie. Lean management to filozofia zarządzania, która skupia się na eliminowaniu marnotrawstwa i zwiększaniu wartości dla klienta. W biurze rachunkowym można to osiągnąć poprzez standaryzację procesów.
Ustalanie standardów pomaga w identyfikacji i eliminacji marnotrawstwa oraz wprowadza bardziej efektywne metody pracy. Ułożone procesy, to większa odporność na rotację pracowników.
Proces standaryzacji
Proces standaryzacji rozpoczyna się od identyfikacji kluczowych czynności w biurze rachunkowym. Następnie te czynności są analizowane pod kątem efektywności i spójności. Wprowadza się standardy, które są następnie komunikowane pracownikom. Kluczowym elementem jest również monitorowanie i regularne aktualizowanie tych standardów.
Standaryzacja w biurze rachunkowym - rezultaty wprowadzenia standaryzacji mogą być imponujące. Poza oszczędnością czasu i pieniędzy, standaryzacja wpływa również na poprawę jakości świadczonych usług. Klienci zauważają spójność i profesjonalizm, co może prowadzić do większej satysfakcji i lojalności. Standaryzacja w biurze rachunkowym nie jest jednorazowym działaniem, ale ciągłym procesem. Technologie takie jak automatyzacja i sztuczna inteligencja będą odgrywać coraz większą rolę w dalszym usprawnianiu procesów. Firmy, które zainwestują w standaryzację, będą lepiej przygotowane do adaptacji i rozwoju w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym.
Standaryzacja w biurze rachunkowym - podsumowanie
Standaryzacja procesów w biurze rachunkowym przynosi wiele korzyści, w tym zwiększenie efektywności, redukcję zmienności oraz oszczędność czasu i kosztów. Pracownicy będą bardziej skłonni przestrzegać standardów, gdy zrozumieją ich znaczenie i korzyści. Dzięki wizualizacji procesów i podejściu Lean, biuro rachunkowe może osiągnąć wyższy poziom doskonalenia i stabilności. Wprowadzenie i utrzymanie standaryzacji wymaga zaangażowania i ciągłego monitorowania, ale efekty są tego warte.
Comments