Biuro rachunkowe może proponować klientowi różne rozwiązania dotyczące nierozliczonych płatności. Należy jednak pamiętać, że odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz sporządzanie sprawozdań finansowych zgodnie z ustawą o rachunkowości ponosi "klient" - dotyczy to również rozliczeń podatkowych.
Analiza nierozliczonych należności
Przed przystąpieniem do jakichkolwiek działań należy dokładnie przeanalizować powody, dla których należności pozostają nierozliczone. Jeżeli są to nieuregulowane i przeterminowane należności, jednostka powinna rozważyć utworzenie odpisu aktualizującego w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych (np. w przypadku naliczonych wcześniej odsetek). Jeżeli należności te pozostają nierozliczone przez dłuższy czas (np. kilka lat), możliwe jest, że niektóre z nich uległy przedawnieniu. W takim przypadku należy również uznać, że jednostka popełniła błędy w poprzednich latach obrotowych, polegające na nieutworzeniu odpisu aktualizującego, co zniekształcało obraz należności w sprawozdaniu finansowym.
Możliwe rozwiązania
Jednym z rozwiązań jest przeksięgowanie nierozliczonych płatności w koszty podatkowe. Warunkiem jest, aby kierownik jednostki był w stanie, w przypadku kontroli przez urząd skarbowy, na podstawie dostępnych dowodów wykazać, że wydatek został poniesiony, jest związany z prowadzoną działalnością oraz ma związek z uzyskiwanymi przychodami.
W tym kontekście istotne jest, aby dowody te były kompletne i jednoznacznie potwierdzały celowość i zasadność poniesionych wydatków.
Przykłady dowodów to:
Umowy z kontrahentami określające zasady współpracy i warunki płatności.
Korespondencja mailowa dotycząca realizacji usług lub dostaw towarów.
Wyciągi bankowe potwierdzające dokonanie płatności.
Inne dokumenty księgowe, które mogą potwierdzić zasadność ujęcia kosztów w księgach rachunkowych.
Drugą opcją jest przeksięgowanie tych płatności w koszty, które nie stanowią kosztów podatkowych. Jest to rozwiązanie stosowane, gdy nie ma pewności co do spełnienia wszystkich warunków wymaganych do uznania wydatku za koszt podatkowy, co może być bezpieczniejsze w obliczu potencjalnych kontroli skarbowych. Takie podejście minimalizuje ryzyko zakwestionowania kosztów przez urząd skarbowy, ale jednocześnie może prowadzić do braku możliwości odliczenia tych kosztów od podstawy opodatkowania, co może zwiększyć zobowiązania podatkowe jednostki. W tym wariancie należy uważać, czy poniesione wydatki stanowią ukryte dywidendy.
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. d i f ustawy o rachunkowości , pozostałe koszty i przychody operacyjne obejmują koszty i przychody pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki, w tym odpisy należności i zobowiązań przedawnionych, umorzonych, nieściągalnych, a także odpisy aktualizujące wartość aktywów i ich korekty.
Art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. d i f u.o.r.:
Przez pozostałe koszty i przychody operacyjne rozumie się koszty i przychody pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki, a w szczególności koszty i przychody związane z odpisaniem należności i zobowiązań przedawnionych, umorzonych, nieściągalnych, z wyjątkiem należności i zobowiązań o charakterze publicznoprawnym nieobciążających kosztów, a także z odpisami aktualizującymi wartość aktywów i ich korektami, z wyjątkiem odpisów obciążających koszty finansowe.
Zgodnie z art. 35b ust. 1 i 2 u.o.r., wartość należności aktualizuje się uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego w odniesieniu do:
Należności od dłużników postawionych w stan likwidacji, upadłości lub w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego – do wysokości nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności.
Należności od dłużników, w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości z powodu niewystarczającego majątku dłużnika na pokrycie kosztów postępowania upadłościowego – w pełnej wysokości należności.
Należności kwestionowanych przez dłużników oraz należności, których spłata według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika nie jest prawdopodobna – do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem.
Należności, które zostały uprzednio zaktualizowane – do wysokości kwot podwyższających należności, do czasu ich otrzymania lub odpisania.
Należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności – w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.
Korekta błędów z lat ubiegłych
Wiszące rozrachunki w księgach rachunkowych - zgodnie z art. 54 ust. 3 u.o.r., jeżeli w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka stwierdziła popełnienie błędu w poprzednich latach obrotowych, który wpływał na wiarygodność sprawozdań finansowych, kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako "zysk (strata) z lat ubiegłych".
Art. 54 ust. 3 u.o.r.:
Jeżeli w danym roku obrotowym lub przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka stwierdziła popełnienie w poprzednich latach obrotowych błędu, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzednie za spełniające wymagania określone w art. 4 ust. 1, to kwotę korekty spowodowanej usunięciem tego błędu odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako "zysk (strata) z lat ubiegłych".
Wskazówki dla biur rachunkowych
W praktyce, biura rachunkowe powinny doradzać klientom w zakresie:
Dokładnej analizy nierozliczonych płatności | Z jakiego powodu płatności pozostają nierozliczone, pozwala na lepsze zaproponowanie odpowiednich działań. Może to obejmować weryfikację umów z kontrahentami, komunikacji mailowej, oraz wyciągów bankowych. |
Proponowania odpowiednich rozwiązań | Na podstawie analizy, biuro rachunkowe może sugerować przeksięgowanie nierozliczonych płatności w koszty podatkowe lub w koszty nie stanowiące kosztów podatkowych, zależnie od możliwości udokumentowania zasadności tych kosztów. |
Dokumentowania działań | Biuro rachunkowe powinno doradzać klientom, aby każde przeksięgowanie było odpowiednio udokumentowane. To obejmuje przygotowanie i przechowywanie dowodów, które mogą być wymagane podczas kontroli skarbowych. |
Aktualizacji ksiąg rachunkowych | W przypadku stwierdzenia błędów w poprzednich latach, biuro rachunkowe powinno pomóc klientom w skorygowaniu tych błędów zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, odniesieniem kwoty korekty na kapitał własny i wykazaniem jej jako "zysk (strata) z lat ubiegłych". |
Wiszące rozrachunki w księgach rachunkowych - podsumowanie
Biuro rachunkowe może proponować klientowi różne metody rozliczania nierozliczonych należności, w tym przeksięgowanie płatności w koszty podatkowe lub w koszty nie stanowiące kosztów podatkowych. Ostateczna decyzja oraz odpowiedzialność za poprawność prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz przepisami podatkowymi spoczywa na kliencie - warto również prześledzić zapisy umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowych. W każdym przypadku konieczna jest szczegółowa analiza przyczyn nierozliczonych płatności oraz zastosowanie odpowiednich przepisów prawnych.
Biuro rachunkowe powinno także pamiętać, że proponowane rozwiązania muszą być zgodne z przepisami prawa, a także że klient jest zobowiązany do przedstawienia odpowiedniej dokumentacji w przypadku kontroli skarbowej.
Comments